Traducción del artículo escrito por Lucy Fuggle.
Cada vez más viajeros desean reservar tours y actividades de forma online. A pesar de ello, el 83% de las empresas de tours y actividades todavía utiliza métodos tradicionales para la gestión diaria de sus negocios (Phocuswright, 2016). Esto significa dos cosas: por una parte, si tus tours y actividades están disponibles online, ¡tienes una clara ventaja! Por otro lado, si aun no lo has hecho...
...este es el momento ideal para ponerte al día.
En TrekkSoft, hemos descubierto que los proveedores de tours y actividades reciben hasta un 40% más de reservas después de implementar un sistema de reservas online.
Pero, como hay una gran variedad de proveedores de software de reservas, puede resultar algo confuso a la hora de elegir la opción que mejor satisfaga tus necesidades y expectativas. Aquí están las preguntas que debes hacerte para elegir el mejor software de reservas para tu negocio:
1. ¿El proveedor de software se especializa en tu industria?
Existen muchos proveedores de software de reservas en el mercado, pero muchos de ellos no se especializan en la industria de tours y actividades. Esto puede llegar a ser desgastante para ti y puede provocar que pierdas oportunidades de crecimiento.
Procura elegir un proveedor que tenga un enfoque similar al de tu empresa, aunque veas otras opciones gratuitas o con precios tentadores.
Como punto de partida, es aconsejable descartar a las empresas que se centran en reservas de restaurantes o alojamiento. Tú quieres tener el respaldo de un equipo que sabe y entiende de tu industria más que todos los demás. Por fortuna para ti, puedes encontrar varios sistemas de reservas de alta calidad que tienen una extensa experiencia en la industria de tours y actividades.
2. ¿Cuáles son los costos?
- ¿Los costos reflejan la calidad de las funcionalidades a las que accederás?
- ¿Hay costos extra por integración del sistema, apoyo o poner tu sitio web en funcionamiento?
- Ten en cuenta que obtienes aquello por lo que has pagado: muchos sistemas low-cost o gratuitos en el mercado tienden a ofrecer una muy limitada variedad de funcionalidades y un mínimo de apoyo. Es probable que descubras que vale la pena invertir en un sistema de pago, especialmente si quieres que tu proveedor de software te ayude con la administración del día a día y con el crecimiento de tu negocio.
Los sistemas de pago generalmente están acompañados de funcionalidades y apoyo de mayor calidad. Un alto nivel de apoyo del equipo es muy necesario en el momento de comenzar a utilizar el software, pero también durante las demás etapas. Y, por supuesto, lo ideal es que obtengas el asesoramiento de un equipo con años de experiencia impulsando a empresas como la tuya.
Algunos proveedores de software de reservas pueden cobrar un cargo adicional por la formación y el apoyo, pero no es el caso de todos. Proveedores como TrekkSoft creen en una experiencia de integración gratuita y personalizada, así como en el apoyo continuo para que te sientas acompañado/a en todo el proceso.
Si esto es importante para ti, ¿por qué no te pones en contacto con nuestro equipo?
¿Buscas un nuevo sistema de reservas?
3. ¿Cuáles son tus prioridades para esta etapa de tu negocio? ¿Qué funcionalidades son las que realmente te importan para alcanzar tus metas?
Antes de suscribirte a pruebas gratuitas o demostraciones, es importante que sepas qué funcionalidades son más relevantes para tu negocio. De esta forma, te ahorrarás tiempo al preseleccionar solo aquellas empresas que te ofrezcan lo que necesitas.
Estas son algunas de las funcionalidades que quizás te interesa priorizar en tu búsqueda de software:
- Creador de sitio web: te permite crear un sitio web optimizado para reservas desde cero.
- Gestor de recursos: previene el overbooking al actualizar la disponibilidad de tus recursos en tiempo real. Esto importa sobre todo si tu empresa tiene un número limitado de recursos (por ejemplo, kayaks) o capacidad limitada (ej. espacios en un tour).
- Aplicación móvil de gestión: administra tu negocio en cualquier momento y lugar, desde cualquier dispositivo.
- Sistema multimoneda y multilingüe: permite atraer consumidores desde todas parte del mundo, sin limitaciones.
- Funcionalidad de add-on: impulsa a tus consumidores a seleccionar extras durante el proceso de reserva, para así aumentar el valor de su carrito de la compra y crear una experiencia aun más personalizada.
- Pasarela de pago: permite procesar pagos en todo el mundo (y si es con una tarifa baja, aun mejor).
- Reservas en tiempo real: significa que siempre verás tu disponibilidad en tiempo real, evitando confusiones y problemas de overbooking.
- POS Desk online (punto de venta online): te permite a ti y a tus agentes vender tus tours desde cualquier tablet o portátil con un sistema amigable con el usuario.
También deberías preguntarte a ti mismo/a:
- ¿Cuentas actualmente con agentes que vendan tus tours, o piensas tenerlos en un futuro? Un proveedor de software como TrekkSoft puede facilitar esto, especialmente con un POS Desk online que tus agentes puedan utilizar con facilidad.
- ¿Te interesa crear una red de socios/partners y realizar ventas cruzadas con otros proveedores de turismo?
También es vital que tu equipo esté de acuerdo con tu elección de software, y que las funcionalidades del mismo os ayuden a trabajar más felices y de forma más efectiva.
4. ¿El sistema de reservas brindará a tus consumidores lo que ellos quieren?
¿Cómo les gusta reservar a tus clientes? Es vital que elijas un sistema que les proporcione un proceso de reserva y pago simple y fácil de usar (¡que nada se interponga entre ellos y sus vacaciones!). Idealmente, tu proceso de reserva debe ser sencillo, con la mínima cantidad de pasos posible.
5. ¿El backend es fácil de usar?
Luego de un rápido proceso de integración al sistema, debería ser fácil para ti y tu equipo tener un panorama en tiempo real de vuestras reservas, revisar o ajustar vuestro inventario, y ver informes y analíticas.
- ¿Es un sistema que puedes manejar rápidamente?
- ¿Es un sistema al que tu equipo puede acostumbrarse rápidamente?
- ¿La empresa de software te asignará un/a Ejecutivo/a de Cuentas que pueda contestar a cualquier pregunta que tengas?
6. ¿El software se integra con tus herramientas preferidas?
Si eres un usuario feliz de Google Calendar o iCal, ¿ofrece tu software de reservas una sincronización de calendario para que puedas ver tu disponibilidad donde quieras?
Si distribuyes tus tours en marketplaces como Musement y Viator, ¿el software de reservas ofrece una integración para que puedas ver todas tus reservas en tiempo real en un solo lugar?
¿Y qué ocurre con Google Analytics, Joomla, Wordpress y así sucesivamente? Estas son algunas de las intergraciones que ofrecemos en TrekkSoft. Tener tu herramienta favorita integrada puede ayudarte a mantenerte al tanto de todo, especialmente durante atareada temporada alta.
7. ¿Cómo vendes actualmente tus tours y actividades?
Al elegir un software de reservas online, debes considerar cuál es tu proceso actual de reservas. ¿Qué es lo que deseas mejorar? ¿Qué procesos deben ser más eficientes? ¿Qué desafíos te han llevado a tomar la decisión de buscar un software de reservas?
En TrekkSoft, brindamos nuestro servicio tanto a profesionales con experiencia en el mundo online como a aquellos que están dando sus primeros pasos. El objetivo es ayudarte a desarrollar todo el potencial de tu negocio.
8. ¿El proveedor de software está interesado en impulsar tu empresa?
Los mejores proveedores de software de reservas tienen un interés genuino en ayudarte a llevar tu negocio al siguiente nivel.
- ¿Es su experiencia en la industria relevante para ti?
- ¿Se preocupan por ti como individuo?
- ¿Incluyen a sus clientes en su blog para compartir sus éxitos y opiniones?
- ¿Ofrecen recursos gratuitos como webinars o eventos?
- ¿Te brindarían consejos para destacar en Social Media?
- ¿Te ofrecen un espacio para que conectes con tus pares, realices preguntas y recibas información de expertos, tal como ocurre, en el grupo de TrekkSoft en LinkedIn o en nuestra nueva Community para clientes?
9. ¿El proveedor de software crece y avanza con la industria?
La industria de tours y actividades está experimentando prometedores cambios y crece a grandes pasos.
Al elegir tu software de reservas, pregúntate qué tan actualizada se mantiene la empresa y qué tanto apuesta por la innovación, por ejemplo, en la diversidad de funcionalidades que ofrece.
- ¿Están asociados con marketplaces para aumentar tus oportunidades de distribución?
- ¿Están adquiriendo otras compañías de software para mejorar aun más su servicio y producto?
- ¿Crecerán junto a tu negocio?
10. ¿Te llevas bien con el equipo de la empresa de software?
No siempre se trata de elegir la marca más grande, sino aquella con la que te sientas más a gusto e impulsado/a. ¿Qué factores influyen? Por supuesto, los servicios que la empresa te brinda (desde funcionalidades a un blog con contenido útil), pero también la forma en que el equipo se vincula contigo. ¿Sientes que buscan lo mejor para tu empresa? ¿Que comprenden tus necesidades y escuchan tus sugerencias? ¿Sientes que son aliados en tu camino?
A la hora de elegir una empresa de software, sin duda, la afinidad es uno de los aspectos más importantes.
11. ¿La empresa de software tiene credibilidad?
Sin duda, cuando eliges un proveedor de software tienes que evaluar aspectos como la credibilidad. Además de echar un vistazo a sitios web de opiniones como Capterra, podrías mirar en el blog del proveedor para leer casos de estudio de clientes felices.
- ¿Te identificas con ellos?
- ¿Los comentarios despiertan tu interés en lo que el software puede hacer por tu negocio?
- ¿Los clientes felices han cumplido objetivos similares a los tuyos?
12. ¿La empresa de software ofrece una prueba gratuita sin compromiso alguno?
Es recomendable que testees diversos sistemas de reservas para ver cuál contempla mejor tus necesidades y expectativas.
- ¿Qué sistema de reservas te hará la vida más fácil?
- ¿Qué funcionalidades son imprescindibles?
- ¿Qué empresa te ofrece la mejor atención y apoyo?
- ¿Qué proveedor de software te brinda más recursos de interés para desarrollar tus habilidades de marketing, tales como ebooks, webinars, eventos o blog?
Incluso si te requiere algo de tiempo, vale la pena que dediques esfuerzo para investigar y probar las diferentes opciones que hay en el mercado. Al hacerlo, estarás seguro/a de que has elegido el mejor sistema de reservas para tu negocio.
Este es también el momento en que debes plantear cualquier preocupación o duda, hacer tantas preguntas como sea posible e incluso tratar de negociar una mejor tasa.
