Traducción del artículo creado por Nicole Kow.
¿Acabas de crear tu empresa de tours y actividades? ¿Estás viviendo las primeras etapas de tu negocio y no estás seguro/a de qué herramientas utilizar para administrar tus tours y actividades? ¿Estás buscando maneras de comercializar tus experiencias con eficacia, recopilar información de tus clientes y establecer una buena comunicación con ellos?
Con un portátil, smartphone, la magia de la tecnología y estas 7 herramientas, podrás darle a tu empresa el impulso que necesita para posicionarse en el mercado.
1. Mantente en contacto con tus consumidores usando Gmail
No es ninguna sorpresa que Gmail sea una gran manera de mantenerte en contacto con tus clientes a través del correo electrónico. Por tan poco como $ 5 al mes, serás capaz de obtener una cuenta de correo electrónico asociada con tu propio nombre de dominio, por ejemplo, "info@dublinhikes.com". Luce mucho más profesional que un "infodublinhikes@gmail.com" y te ayudará a transmitir confianza a tus potenciales clientes.
Consejo pro: Da un paso extra en la organización de tus correos con el sistema "special stars" de Google. Solo te llevará 15 minutos: descubre cómo hacerlo aquí.
2. Mantente al día con Google Calendar
Lleva un registro de todas tus reservas agregándolas a tu Calendario de Google. Obtén las direcciones de correo electrónico de tus clientes y envíales una invitación con toda la información importante, un breve itinerario, la dirección del punto de encuentro y enlaces a cualquier otra cosa que pueda ser relevante para la experiencia.
También puedes configurar que Google te recuerde de forma automática (y a tus clientes también) acerca de un próximo tour o actividad, lo que te ahorrará tiempo recordando manualmente a los clientes por correo electrónico o SMS.
Consejo pro: Utiliza la versión gratuita de Calendly, u opta por tener tu cuenta por $8 al mes, donde podrás configurar tus disponibilidades, enviar invitaciones y generar recordatorios automatizados. Puedes compartir tu vínculo único con tus clientes y dejarlos reservar contigo, o puedes incluirlo en tu sitio web. 
3. Mantente organizado/a con Google Sheets
¿Necesitas gestionar tus reservas, pagos, agenda, inventario, o tal vez mantener tu contabilidad sencilla? Utiliza Google Sheets como una herramienta básica para realizar un seguimiento de todo. Personalmente, creo que Google tiene la gran ventaja de que puede guardarse automáticamente online y puedes acceder a tu hoja de cálculo desde cualquier dispositivo.
Recuerda actualizar tu información cada vez que recibas una reserva, cuando realices cambios para clientes, al recibir pagos, etc.
Consejo pro: Puedes utilizar Google Sheets para crear las facturas que debes enviar a tus partners, clientes y proveedores. Echa un vistazo a las diferentes opciones de plantillas que puedes encontrar en Google Sheets.
4. Utiliza Google Forms
Utiliza Google Forms en lugar de otros formularios para permitir a tus clientes inscribirse fácilmente a un tour contigo o hacer consultas. Es fácil de usar, personalizable, simple de diseñar y puedes incluirlo en tu sitio web.
Consejo pro: Habilita el complemento "Email notifications for Google Forms" para recibir notificaciones automáticas de correo electrónico cada vez que alguien complete el formulario. De esta manera, ya no tendrás que comprobar manualmente si la gente ha preguntado acerca de un tour que brindas. Alternativamente, puedes incluir tu dirección de correo electrónico en lugar del formulario para que los clientes te envíen sus consultas.
5. Utiliza MailChimp para tus campañas de email marketing
¿Estás pensando en enviar una newsletter para fortalecer tu vínculo con tus consumidores? ¿O tal vez una campaña de email marketing para despertar el interés en tus tours o actividades? MailChimp te permitirá enviar 12.000 correos electrónicos a hasta 2.000 suscriptores cada mes, ¡de forma gratuita! Envíales contenido útil junto con códigos de descuento canjeables que fomenten la llegada de reservas.
6. Mejora la gestión de tus redes sociales con Hootsuite
Otra forma de atraer clientes a tu nuevo negocio es con presencia en redes sociales. El manejo de múltiples plataformas puede resultar un poco complicado y usar una herramienta como Hootsuite para programar tu contenido puede hacer maravillas. De esta manera, solo necesitas una hora a la semana para organizar tus publicaciones y recibir notificaciones cada vez que alguien interactúe con tu contenido.
¿Quieres algunos consejos útiles sobre cómo gestionar tus redes sociales? Descarga nuestra Guía definitiva sobre Social Media.
7. Crea un sitio web básico con Wordpress
En la actualidad, los viajeros acuden a la web en busca de información que les ayude a organizar y planificar sus viajes. Por eso, es crucial que tengas un sitio web para mostrar tus experiencias. Piensa en él como en tu representante de ventas 24/7. Consigue un sitio web básico en funcionamiento con tu propio nombre de dominio con Wordpress. Es una de las plataformas más populares utilizadas por las pequeñas empresas para configurar su tienda online. ¿Quieres opciones más avanzadas en tu sitio? Echa un vistazo a su gigantesco catálogo de plug-ins, widgets, extensiones y complementos para ayudarte a crear el sitio web de tus sueños.
La desventaja aquí es que necesitarás suscribirte a su plan corporativo para conseguir acceso completo a sus funcionalidades de SEO e integrar tu sitio web con Google Analytics. El plan es de $ 25 al mes y se factura anualmente (un total de $ 300). Esto podría ser un poco abrupto para las nuevas empresas que quieren empezar ahora y crecer rápido.
Echa un vistazo a los 5 pasos para utilizar Wordpress.
¿Cuándo es tiempo de suscribirse a un sistema de reservas y gestión online?
Si bien las herramientas antes mencionadas pueden ser muy útiles cuando tu empresa está dando sus primeros pasos, lo cierto es que, a medida que tu negocio crezca, también lo harán tus necesidades.
Dependiendo de la tasa de crecimiento, puedes considerar una solución de reservas y pagos online como TrekkSoft (sobre todo ahora que hemos incluido el Plan "Pay as you go"!). Comparto contigo algunos puntos que te indicarán si ya estás llegando a esta etapa:
- Estás generando un nivel constante de reservas y actualmente estás buscando maneras de generar más.
- Has comenzado a promocionar tus servicios en sitios de terceros y en marketplaces online como Viator, Get Your Guide o Expedia.
- Estás cansado/a de actualizar manualmente hojas de cálculo.
- Revisar tus correos electrónicos y establecer contacto con clientes, partners y proveedores vía correo electrónico y teléfono te está llevando mucho tiempo que podrías utilizar en otras tareas.
- Estás extrañando tener tiempo libre, porque las tareas administrativas están absorbiendo tu vida.
- Revendes tours y actividades, y deseas un sistema automatizado que pueda actualizar a tus proveedores acerca de tus últimas reservas, y al mismo tiempo mantener una comunicación fantástica con tus clientes.
Lee más: Cómo saber si tu empresa turística está lista para un software de reservas.
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