Hai appena avviato un tour operator che offre visite guidate, attività e tante altre esperienze?Stai ancora muovendo i primi passi nella gestione della tua impresa e non sai quali strumenti possono aiutarti a gestire le prenotazioni? Stai cercando delle soluzioni per promuovere i tuoi tour e attività efficacemente, raccogliere le informazioni sui clienti e migliorare la comunicazione con loro?
Ti basteranno un portatile, uno smartphone, la magia della tecnologia e questi 7 strumenti potrai indirizzare la tua impresa nella giusta direzione per sfondare e consolidare la tua presenza nel mercato del turismo e viaggi.
1. Sempre in contatto con i clienti - con Gmail
Non sorprende che Gmail possa essere un'ottimo strumento per rimanere in contatto con i tuoi clienti. Per soltanto $5 al mese, potrai associare il tuo indirizzo a un dominio aziendale, ad esempio "info@dublinhikes.com", che ha un look più professionale di "infodublinhikes@gmail.com": un fattore in più per creare un clima di professionalità e fiducia per i tuoi clienti.
Un consiglio da professionista:
Gestisci al meglio le tue email con il sistema delle "special stars", che puoi attivare in soli 15 minuti. Per una guida completa passo passo puoi cliccare qui.
2. Sempre aggiornato - con Google Calendar
Tieni traccia degli appuntamenti aggiungendoli al tuo calendario su Google. Una volta ottenuto l'indirizzo email dei tuoi clienti, grazie al calendario di Google potrai inviare loro tutte le informazioni necessarie per l'organizzazione del viaggio e delle attività, dall'itinerario al vestiario al punto di ritrovo per la partenza dei tour.
Puoi anche impostare delle email automatiche per ricordare ai clienti la loro prenotazione - le cosiddette "email reminders": ti aiuterà a risparmiare tempo quando avrai bisogno di una conferma delle presenze nella prossima attività organizzata, senza bisogno di chiamate o sms.
Un consiglio da professionista:
Perché non sperimentare la versione gratuita di Calendly? Ccon $8 al mese potrai attivare l'account per inserire tutte le tue disponibilità, inviare inviti e generare email reminders automatiche. Puoi anche condividere il link al calendario con i tuoi clienti o inserirlo nel codice del tuo sito web.
3. Sempre organizzato - con i Fogli di Calcolo di Google
Hai bisogno di una panoramica o di uno strumento per gestire le prenotazioni, i pagamenti, il calendario, l'inventario o per semplicemente mantenere la contabilità? Usa i Fogli di Calcolo di Google come strumento base per tenere traccia delle tue attività. Perché Google invece di Openoffice o MS Office? Perché puoi salvare i dati online, collaborare in contemporanea con i tuoi colleghi e accedere ai documenti e fogli di calcolo da qualunque dispositivo.
Ricorda di aggiornare i fogli di calcolo ogni volta che ricevi una nuova prenotazione, apporti una modifica per i clienti, ricevi pagamenti e così via.
Un consiglio da professionista:
Puoi usare i Fogli di Calcolo di Google anche per creare le fatture da inviare a partners, clienti e fornitori. Clicca qui per scoprire tutti i template disponibili.
4. Sempre al top - con Google Moduli
I Moduli di Google hanno diverse applicazioni, dato che possono essere creati (e condivisi) esattamente come un questionario e la raccolta dei dati avviene in un Foglio di Calcolo. Potresti ad esempio crearne uno da inviare ai clienti per effettuare la prenotazione, richiedere o fornire delle informazioni aggiuntive o anche utilizzarli come questionario sulla soddisfazione da far circolare successivamente all'esperienza con la tua impresa.
Facile da usare, personalizzabile e non solo: puoi integrarlo nel tuo sito web!
Un consiglio da professionista:
Attiva l'opzione di "Notifica email da Google Moduli" per ricevere email automatiche di che notificano ogni volta che il modulo è stato riempito. In questo modo, non ti sarà necessario controllare manualmente se le persone hanno proceduto a una prenotazione o risposto a determinate domande. In alternativa, puoi sempre informare i clienti (attuali e potenziali) della tua email aziendale, a cui inviare la richiesta di prenotazione.
5. Sempre visibile - con MailChimp
Stai pensando di attivare una newsletter o una campagna di email marketing per far crescere l'intereste sui tuoi tour e attività? MailChimp ti permette di inviare fino a 12,000 email ad un massimo di 2,000 contatti ogni mese gratuitamente. Invia ai tuoi contatti contenuti che abbiano utilità concreta per loro così come codici sconto che possono generare interesse e entusiasmo verso i tuoi nuovi servizi.
Scopri di più nel webinar: E-mail Marketing e Newsletter per Tour Operator e Agenzie Viaggi
6. Sempre attivo sui Social - con Hootsuite
Un altro modo per attrarre clienti verso la tua fantastica offerta è attivare dei profili social e usarli per creare e coltivare interesse. Gestire tante piattaforme separatamente può risultare complicato e potrebbe farti perdere tempo ma utilizzando strumenti come Hootsuite per pianificare i contenuti si possono fare magie. In questo modo, ti ci vorrà soltanto un'oretta per pianificare la pubblicazione dei post per tutta la settimana e ricevere notifiche ogni volta che qualcuno commenta o mette un "mi piace" o ricondivide i tuoi contenuti.
7. Sempre più online - con Wordpress
Per sviluppare gli affari e un pubblico affiatato, avrai certamente bisogno di un sito web per dare visibilità alla tua offerta anche online. Pensalo come un agente di vendita attivo 24 ore su 24 e 7 giorni su 7. Crea un sito web con pochi elementi di base e con dominio personalizzato con Wordpress: una delle piattaforme più popolari utilizzate da piccole e medie imprese per creare una prima vetrina online. Se sei invece alla ricerca di opzioni avanzate, puoi sempre dare un'occhiata alla sezione dedicata ai plug-ins, widgets, estensioni e add-ons oppure affidarti a software di gestione delle prenotazioni, che ti permettono di creare e/o integrare il sito web dei tuoi sogni.
L'unica cosa che vorrai valutare è se attivare il piano Business di Wordpress, con cui avrai accesso a tutte le opzioni SEO e integrare il tuo sito con Google Analytics: $25 al mese, fatturati annualmente (un totale di $300). Forse una cifra un po' alta per un'impresa che sta cominciando solo ora ma potrà sempre tornarti utile più avanti.
Quando passare a un Booking Software
per la gestione online delle prenotazioni?
Con questi strumenti di base per la gestione giornaliera della tua nuova impresa nel ramo dei tour e delle attività, dovresti riuscire a ottenere un discreto livello di visibilità e infine prenotazioni online. E' davvero importante comprendere che man mano che la tua impresa cresce, evolveranno anche le sue necessità di gestione.
A seconda del tasso di crescita della tua impresa, potresti considerare una soluzione che ti permetta di gestire pagamenti e prenotazioni in un'unica piattaforma, come TrekkSoft, per rispondere alle tue esigenze.
Prova a verificare se:
- Stai generando un flusso abbastanza costante di prenotazioni e stai attualmente cercando un modo per generarne di più.
- Hai cominciato a promuovere i tuoi servizi su siti di terze parti e piattaforme marketplaces come Viator, Get Your Guide o Expedia, e sei stufo di aggiornare manualmente i Fogli di Calcolo o di inviare email ad ognuno delle persone coivolte nel processo.
- Ne hai abbastanza di dover contattare i clienti, i partner, i fornitori via email o telefono: vorresti ottimizzare i processi per ottenere il massimo con il minimo tempo necessario.
- Hai cominciato a chiederti perché hai avviato la tua impresa, dato che per il lavoro amministrativo non hai quasi più una vita personale.
- Rivendi tour e attività e vorresti un sistema che aggiorni automaticamente i tuoi fornitori e permetta una comunicazione fantastica con i tuoi clienti.
In conclusione...
Occorre sottolineare che, oltre a creare una fantastica offerta turistica, è sempre importante saper valutare il lavoro amministrativo e operazionale che aprire una nuova impresa porta con sé ma se avrai a disposizione gli strumenti giusti, avrai già posto le fondamenta per una crescita senza eguali.
Non sei ancora sicuro di essere pronto per
un Booking Software?
