Traduzione e adattamento dell'articolo originale redatto
Quando si ha tanto da fare, il tempo vola e il lavoro sembra non finire mai. Si comincia la giornata con quella semplice e chiara lista dettagliata delle cose da fare, pronta per essere seguita una a una e puntualmente si arriva a fine giornata frustrati perché si è riusciti a spuntare soltanto un paio di voci.
Durante l'alta stagione, non appena aumenta il numero di clienti, il ritmo consueto di lavoro salta completamente, i tour della giornata diventano la priorità assoluta e la produttività ne risente necessariamente. Totalmente comprensibile ma concentrando lo sguardo soltanto sul presente, si rischia di perdere quei dettagli fondamentali che fanno la differenza per il futuro della tua impresa. Per questo, è sempre meglio avere a portata di mano un piano anche per i mesi successivi all'alta stagione, in cui avremo comunque bisogno di un certo livello di giro d'affari e di clienti.
"Fallendo nel prepararti, ti preparerai a fallire." Benjamin Franklin
Ecco per te 3 semplici modi per risparmiare tempo e rimanere produttivo...anche durante l'alta stagione!
1. Gestisci il tempo con maggior efficienza
C'è un modo semplice e efficace per rendere il proprio tempo ancora più produttivo, un metodo che i clienti di TrekkSoft utilizzano ogni giorno nella gestione dei propri tour e attività: utilizzare un sistema di gestione delle prenotazioni online completo delle funzioni quali Channel Manager e vendita e pagamento in loco (Point Of Sales Desk).
Un buon sistema di gestione delle prenotazioni è quello che ti dà la possibilità di consultare le prenotazioni ricevute in tempo reale dal tuo sito web. Così potrai ridurre il tempo che lo staff del tuo tour operator passa al telefono per gestire e registrare le prenotazioni e aumentare di conseguenza la produttività generale. Se i clienti tendono a chiamare e porre sempre o quasi sempre le stesse domande, puoi ovviare alla cosa creando una pagina F.A.Q. sul tuo sito web.
La funzione Point of Sale (POS) desk è di grande utilità per i tour operator che collaborano con agenti di vendita o possiedono uno stand per rivendere i tour e le attività a destinazione, poiché è in grado non solo di gestire la prenotazione ma anche di mostrare le disponibilità in tempo reale dell'inventario e gestire il pagamento delle commissioni, riducendo i tempi di amministrazione totali.
Grazie al Channel Manager potrai creare un collegamento automatico tra il tuo sistema di gestione delle prenotazioni, gli agenti di vendita e le OTA, come Viator o Expedia. Un aiuto non indifferente se pensiamo al tempo che si risparmia grazie all'automatizzazione della gestione delle prenotazioni da questi canali; in più, essendo un sistema automatizzato, sarai in grado di controllare e evitare fenomeni spiacevoli quali l'overbooking o gli errori umani.
"TrekkSoft ha permesso di ridurre i tempi di amministrazione di Viking Biking di circa 30-45 minuti al giorno." Clicca qui per leggere la storia di Viking Biking.
2. Rimani visibile online
In alta stagione è importante continuare a coltivare la propria presenza online. Rimani visibile sui social media pubblicando post con regolarità, mentre prepari i contenuti da produrre e promuovere nei mesi più tranquilli. Come?
Un modo semplice e efficace per preparare contenuti senza grossi investimenti di tempo è chiedere ai tuoi clienti di "taggarti" sui social o di inviarti le foto che hanno scattato o i video così potrai pubblicarli sul profilo ufficiale del tuo tour operator: saranno più che felici di apparire sui tuoi social. Puoi anche chiedere alle guide turistiche di scattare foto durante il tour e di postarle non appena ne hanno il tempo durante i tour: un altro modo per mantenere sempre al top la produttività.
Un altro trucco che ti aiuterà a rimanere sempre attivo online è pianificare le promozioni per il periodo successivo all'alta stagione su piattaforme come le OTA. Potresti creare offerte speciali per i clienti che prenotano in anticipo e studiare una struttura di prezzi che si adatti alla domanda. Assicurati di spingere le prenotazioni per i periodi più tranquilli e di trovare nuovi modi originali per incentivare la prenotazione anticipata.
Leggi: 10 modi per promuovere le prenotazioni anticipate di tour e attività
3. Crea incentivi e premi per il tuo staff
L'alta stagione è un periodo intenso per tutti nella tua impresa. Pensa a dei modi per incentivare la produttività e la motivazione del tuo staff, come ad esempio, dei bonus monetari, un barbecue di gruppo, un'avventura insieme nel weekend. Lo scopo è mantenere alto l'umore e la voglia di fare durante tutta l'alta stagione per tutti coloro che lavorano ogni giorno per il tuo tour operator.
Potresti anche creare dei premi per le guide che ricevono le migliori recensioni oppure nel caso in cui il tuo team se l'è cavata particolarmente bene durante una situazione imprevista o se ha trovato una soluzione particolarmente creativa. L'importante è riuscire a creare un senso di inclusione nel tuo team, dato che ognuno di loro, qualsiasi sia la mansione, è fondamentale per il successo della stagione.
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